Quản lý chỉ định

Giúp tạo và gửi các chỉ định xét nghiệm đến MEDIC-Lab. Cho phép theo dõi và quản lý trạng thái các chỉ định đã tạo. Hỗ trợ xuất phiếu gửi mẫu dưới dạng PDF.

2.1 Tạo chỉ định mới

Có 2 cách để tạo chỉ định trên website: (1) Nhập hàng loạt qua file excel, hoặc (2) Nhập trực tiếp trên giao diện web.

2.1.1 Nhập hàng loạt bằng cách tải lên file excel

Bước 1: Nhấn vào nút Thêm chỉ định từ file 

Bước 2: Chọn file excel từ máy tính theo định dạng file mẫu, có thể Tải xuống file mẫu để tham khảo hoặc nhập liệu trực tiếp.

Để tránh sai sót, hãy nhập đủ và đúng các thông tin sau:

• Mã BN dán trên ống máu (SID)
• Họ và tên bệnh nhân
• Năm sinh: theo định dạng YYYY hoặc DD/MM/YYYY. Ví dụ: 1990, hoặc nhập đầy đủ 24/09/1990
• Giới tính: nhập Nam hoặc Nữ
• Ngày lấy mẫu: không được nhập ngày lấy mẫu quá 30 ngày kể từ thời điểm nhập, tuân thủ theo định dạng DD/MM/YYY. Ví dụ: nếu hôm nay là ngày 30/01/2026 thì chỉ được phép nhập ngày lấy mẫu từ 01/01/2026 trở đi
• Tên xét nghiệm: nên nhập đúng tên xét nghiệm mà MEDIC-Lab cung cấp, các ký tự đặc biệt có thể bỏ qua. Ví dụ: Tên xét nghiệm chính xác là Cholesterol, Total¹ thì có thể nhập “Cholesterol Total”
• Mẫu bệnh phẩm: cần nhập 1 trong số 17 giá trị sau đây

Máu Nước tiểu Hơi thở Dịch tỵ hầu Dịch não tuỷ Phân Đàm Tinh dịch Sỏi

Phết dịch họng Sinh thiết Mủ Dịch màng phổi Dịch màng bụng Nước bọt Dịch rửa phế quản Khác

Bước 3: Nhấn nút Tải lên

Bước 4: Kiểm tra dữ liệu và trả về các dòng không hợp lệ

Trả về các dòng không hợp lệ: hệ thống check lỗi và trả về lỗi như sau:

• Thiếu hoặc sai tên XN
• Thiếu hoặc nhập sai giới tính (có 2 giá trị là Nam/ Nữ)
• Thiếu hoặc nhập sai năm sinh (có định dạng YYYY hoặc DD/MM/YYYY, năm sinh phải nhỏ hơn hoặc bằng năm hiện tại)
• Thiếu hoặc nhập sai mẫu bệnh phẩm (có 17 giá trị)
• Thiếu hoặc sai Ngày lấy mẫu (định dạng DD/MM/YYYY) hoặc Ngày lấy mẫu quá 30 ngày kể từ thời điểm hiện tại
• Trùng SID: SID đã tồn tại trên hệ thống

Hệ thống cho phép bạn nhập các dòng hợp lệ vào web và chỉnh sửa dòng không hợp lệ. Ví dụ: nếu có 10 chỉ định được nhập, 3 dòng gặp lỗi thì 7 dòng hợp lệ có thể đc nhập vào trước. 

Nhập vào web dòng đã sửa, lưu trữ tạm thời dòng chưa sửa

• Sau khi sửa xong chỉ định nào, hệ thống sẽ cho phép bạn nhập vào web.
• Các chỉ định không hợp lệ chưa được sửa vẫn hiển thị khi đóng và mở lại pop up. Lưu trữ kể cả khi logout và login lại, cho đến khi bạn tải lên file chỉ định mới.

Tải lên file excel khác

• Tại màn hiển thị lỗi, có nút quay trở lại để đổi file tải xuống

• Nếu bạn tải lên file mới sẽ làm mất các dòng chỉ định chưa hợp lệ và chưa được nhập vào web.
• Khi tải lên file mới, quay lại bước 1 và hệ thống sẽ chỉ hiển thị lỗi của file mới này.

2.1.2 Nhập qua giao diện web

Bước 1: Nhấn vào nút Thêm chỉ định

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin vào bảng nhập liệu như bên dưới

Lưu ý: Các ô có dấu * đỏ bắt buộc phải nhập.

Bước 3: Nhấn vào Thêm mới để tạo mới chỉ định

Bước 4: Sau khi thêm thành công chỉ định mới sẽ hiển thị ở các dòng trên cùng của danh sách. Mỗi dòng hiển thị 1 xét nghiệm đã nhập với trạng thái là “Chưa gửi”

2.2 Danh sách chỉ định và các tính năng quản lý

Màn hình chính hiển thị danh sách các chỉ định

Mỗi chỉ định sẽ hiển thị các thông tin sau: Mã BN dán trên ống máu (SID), Thời gian tạo, Mã + Họ và tên bệnh nhân, Năm sinh, Giới tính, Tên xét nghiệm, Mã xét nghiệm, Mẫu bệnh phẩm, Giờ lấy mẫu, Ngày lấy mẫu, Địa chỉ, Điện thoại, Email, Quốc tịch, Passport, Bác sĩ chỉ định, Giá xét nghiệm, Trạng thái chỉ định

Mỗi chỉ định sẽ có 1 trong 4 các trạng thái sau:

• Chưa gửi: Là trạng thái khi vừa tạo xong chỉ định nhưng chưa gửi đi. Ở bước này, bạn có thể chỉnh sửa, xoá hoặc tiếp tục gửi chỉ định khi đã kiểm tra xong thông tin.
• Đã gửi: Là trạng thái sau khi bạn chọn một hoặc nhiều chỉ định và bấm gửi. Hệ thống đã ghi nhận yêu cầu, nhưng phía MEDIC-Lab chưa tiếp nhận xử lý. Ở trạng thái này, bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp. Nếu cần thay đổi, bạn có thể huỷ chỉ định để chỉnh sửa lại và thông báo với MEDIC-Lab để ghi nhận thông tin mới.
• Đã tiếp nhận: Là trạng thái khi chỉ định đã được phía MEDIC-Lab tiếp nhận và bắt đầu xử lý. Ở bước này, bạn không thể tự huỷ hoặc chỉnh sửa chỉ định. Nếu cần thay đổi, bạn cần liên hệ trực tiếp với MEDIC-Lab để được hỗ trợ.
• Đủ KQ: Là trạng thái khi chỉ định đã được MEDIC-Lab xử lý hoàn tất và trả đầy đủ kết quả. Ở bước này, bạn có thể xem chi tiết và tải kết quả tại mục Tra cứu kết quả.

Lọc và tìm kiếm dữ liệu:

• Ngày tạo: Cho phép tra cứu các chỉ định theo khung thời gian cụ thể.
• Tìm kiếm: Cho phép tra cứu nhanh theo tên bệnh nhân hoặc SID.
• Tìm theo phiếu gửi mẫu: Cho phép tra cứu nhanh theo phiếu gửi mẫu.

2.3 Chỉnh sửa chỉ định

Giúp thay đổi thông tin của chỉ định ở trạng thái “Chưa gửi”. Cho phép chỉnh sửa nội dung và lưu lại nhanh chóng để đảm bảo thông tin luôn chính xác.

Để chỉnh sửa các chỉ định ở trạng thái khác:

• Đối với chỉ định ở trạng thái Đã gửi: Bạn có thể huỷ chỉ định để chỉnh sửa lại và liên hệ với MEDIC-Lab để ghi nhận thông tin mới.
• Đối với chỉ định ở trạng thái Đã tiếp nhận: Bạn không thể tự huỷ hoặc chỉnh sửa chỉ định và cần liên hệ trực tiếp với MEDIC-Lab để được hỗ trợ.

Bước 1: Tích vào một chỉ định cần chỉnh sửa

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng bút chì (sửa) ở cuối của dòng chỉ định cần điều chỉnh

Bước 3: Chỉnh sửa lại thông tin trong bảng nhập liệu

Bước 4: Nhấn Cập nhật

2.3.1 Chỉnh sửa hàng loạt

Cho phép chỉnh sửa cùng lúc nhiều chỉ định ở trạng thái “Chưa gửi” theo mã xét nghiệm hoặc ngày lấy mẫu.

Bước 1: Chọn nhiều chỉ định cần chỉnh sửa

Bước 2: Nhấn nút Sửa chỉ định

Bước 3: Thay đổi thông tin Mã xét nghiệm hoặc Ngày lấy mẫu cho tất cả các chỉ định được chọn

• Nếu trong danh sách các chỉ định đã chọn có SID trùng nhau thì chỉ được cập nhật thông tin Ngày lấy mẫu.

• Nếu trong danh sách các chỉ định đã chọn không có bất kỳ SID nào trùng nhau thì sẽ được cập nhật cả 2 trường thông tin.

Bước 4: Nhấn nút Lưu

2.4 Gửi chỉ định

Giúp gửi các chỉ định xét nghiệm đến hệ thống một cách nhanh chóng. Cho phép kiểm tra lại thông tin trước khi gửi để hạn chế sai sót.

Bước 1: Tích chọn các chỉ định ở trạng thái “Chưa gửi” 

Bước 2: Chọn nút Gửi chỉ định

Lưu ý: Các chỉ định sau khi gửi sẽ được chuyển sang trạng thái Đã gửi. Ở trạng thái này, bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp. Nếu cần thay đổi, bạn có thể huỷ chỉ định để chỉnh sửa lại và thông báo với MEDIC-Lab để ghi nhận thông tin mới.

2.5 Xuất phiếu gửi mẫu

Bạn có thể xuất phiếu gửi mẫu cho các chỉ định đã gửi hoặc đã tiếp nhận. Mã phiếu gửi mẫu sẽ được cập nhật theo thời gian của lần gửi cuối. Nếu bạn đã từng huỷ chỉ định thì khi gửi lại cần xuất ra phiếu gửi mẫu mới. 

Bước 1: Chọn các chỉ định có trạng thái Đã gửi / Đã tiếp nhận

Bước 2: Tích chọn các chỉ định cần xuất file PDF

Bước 3: Nhấn vào nút Xuất PDF để tải file

Lưu ý: 

• Mã phiếu gửi mẫu được tạo tại thời điểm gửi chỉ định, theo định dạng yyyymmddhhmmss → Vì vậy, nếu các chỉ định được gửi ở những thời điểm khác nhau, hệ thống sẽ tạo ra các mã phiếu gửi mẫu khác nhau, tương ứng với các file PDF riêng biệt.
• Để xuất một phiếu gửi mẫu cho các chỉ định, cần lưu ý:
  • Có thể chọn một hoặc nhiều chỉ định để xuất cùng lúc.
  • Mỗi dòng hiển thị toàn bộ các chỉ định của một bệnh nhân, với điều kiện các chỉ định này được gửi cùng một thời điểm.
  • Khi có nhiều bệnh nhân, mỗi dòng sẽ tương ứng với một bệnh nhân, bao gồm toàn bộ các chỉ định được gửi cùng thời điểm của bệnh nhân đó.

2.6 Xoá chỉ định ở trạng thái Chưa gửi

Bước 1: Tích chọn một hoặc nhiều chỉ định cần xóa

Bước 2: Nhấn vào nút thùng rác để xoá 1 chỉ định hoặc chọn Xóa chỉ định để xoá nhiều chỉ định cùng lúc

Bước 3: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận xoá, cho phép xem lại thông tin trước khi xoá và chọn Xoá để hoàn tất thao tác

Lưu ý: 

• Bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp các chỉ định ở trạng thái Đã gửi. Nếu cần thay đổi, bạn có thể huỷ chỉ định để chỉnh sửa lại và thông báo với MEDIC-Lab để ghi nhận thông tin mới.
• Đối với các chỉ định đã chuyển sang trạng thái Đã tiếp nhận thì không thể huỷ hoặc chỉnh sửa, cần liên hệ trực tiếp với MEDIC để thay đổi.

2.7 Huỷ chỉ định ở trạng thái Đã gửi

Bước 1: Chọn các chỉ định cần huỷ

Bước 2: Nhấn nút Huỷ chỉ định

Bước 3: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận huỷ, cho phép xem lại thông tin và chọn Xác nhận để hoàn tất thao tác

Bước 4: Các chỉ định đã huỷ sẽ quay về trạng thái “Chưa gửi”, bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa và thông báo cho MEDIC-Lab để ghi nhận thông tin